Ticari sözleşmeler, iş dünyasında taraflar arasında yapılan anlaşmalardır ve genellikle yazılı olarak düzenlenir. Bu sözleşmelerde taraflar arasındaki iletişim ve yazışmalar da önemli bir rol oynar. Peki, ticari sözleşmelerde taraflar arasındaki bu yazışmalar nasıl kaydedilir?

Türk Ticaret Kanunu’na göre, iş ilişkilerinde yapılacak her türlü yazışmanın kaydedilmesi önemlidir. Özellikle e-posta, faks veya mektup gibi iletişim araçlarıyla yapılan yazışmaların kayıtları saklanmalı ve gerektiğinde kullanılmak üzere dosyalanmalıdır. Ayrıca, taraflar arasında yapılan telefon görüşmeleri de kaydedilebilir ve bu kayıtlar belirli bir süre boyunca saklanmalıdır.

Bu yazışmaların kaydedilmesinin önemli nedenlerinden biri, herhangi bir anlaşmazlık durumunda delil niteliği taşımalarıdır. Ticari sözleşmelerde taraflar arasında yapılan yazışmalar, sözleşmenin hükümlerini yorumlamak, taahhütlerin yerine getirilip getirilmediğini görmek veya sözleşmenin ihlal edilip edilmediğini kanıtlamak gibi bir dizi amaç için kullanılabilir.

Bunun yanı sıra, yazışmaların kaydedilmesi, taraflar arasındaki herhangi bir anlaşmazlık durumunda hızlı ve etkili bir çözüm sağlayabilir. Taraflar arasında anlaşmazlık çıktığında, yazışmaları kaydeden taraf bu kayıtları bir kanıt olarak kullanarak haklarını savunabilir ve mahkemelerde veya arabuluculuk süreçlerinde daha güçlü bir pozisyonda olabilir.

Ticari sözleşmelerde taraflar arasındaki yazışmaların kaydedilmesi için bazı pratik adımlar izlenebilir:

1. Yazışmaların elektronik ortamda kaydedilmesi: Günümüzde teknolojinin ilerlemesiyle birlikte, yazışmalar genellikle e-posta veya faks yoluyla gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle, sözleşme tarafları bu yazışmaları elektronik ortamda kaydetmelidir. E-postaların otomatik olarak saklandığı veya faksların elektronik kopyalarının tutulduğu bir sistem kullanmak bu süreci kolaylaştırabilir.

2. Yazışmaların fiziksel ortamda kaydedilmesi: Elektronik kaydetmenin yanı sıra, yazışmaların yazılı olarak da saklanması önerilir. Bu nedenle, faks veya mektup gibi yazışmaların asılları veya fotokopileri bir arşivde tutulmalıdır. Bu kayıtların tarih ve numara gibi bilgilerle düzenli olarak takip edilmesi de önemlidir.

3. Telefon görüşmelerinin kaydedilmesi: Tıpkı yazışmalar gibi, telefon görüşmeleri de kaydedilebilir. Ancak, bu kayıtları yapmadan önce, Türk Ceza Kanunu’nda belirtilen izin ve bildirim gerekliliklerine uyulması gerekmektedir. Telefon görüşmelerinin kaydedilmesi, özellikle taraflar arasında ciddi anlaşmazlıkların olduğu durumlarda kullanılabilecek güvenilir bir kanıt sağlayabilir.

4. Kayıtların güvenli bir şekilde saklanması: Her türlü yazışmanın kaydedilmesi önemli olsa da, bu kayıtların güvenli bir şekilde saklanması da ayrı bir öneme sahiptir. Sözleşme tarafları bu kayıtları yetkisiz kişilerin erişiminden korumalı ve belirli bir süre boyunca saklamalıdır. Türk Ticaret Kanunu’na göre, ticari kayıtların genellikle 10 yıl boyunca saklanması gerekmektedir.

Sonuç olarak, ticari sözleşmelerde taraflar arasındaki yazışmaların kaydedilmesi önemli bir husustur. Bu kayıtlar, sözleşmenin yorumlanması, taahhütlerin yerine getirilmesi ve anlaşmazlık durumlarında kullanılan güvenilir deliller olarak hizmet eder. Sözleşme tarafları, yazışmaların elektronik veya fiziksel ortamda kaydedilmesini sağlamalı ve bu kayıtları belirli bir süre boyunca güvenli bir şekilde saklamalıdır.