Olağanüstü genel kurul toplantıları, şirketlerin normal dönem dışında yapılması gereken önemli kararları almak için düzenlediği toplantılardır. Türk Ticaret Kanunu’na göre, şirketler olağanüstü genel kurulları, mevzuatta belirtilen hallerde veya şirketin tüzüğünde yer alan hükümlere göre düzenlemek zorundadır.

Olağanüstü genel kurul toplantısının düzenlenebilmesi için aşağıdaki unsurların sağlanması gerekmektedir:

1. İlgili mevzuata uyum: Şirket, olağanüstü genel kurul toplantısını düzenlerken Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen kurallara ve prosedürlere uygun hareket etmelidir.

2. Zaman ve yer belirleme: Olağanüstü genel kurul toplantısı için zaman ve yer belirlenmelidir. Bu bilgiler, şirketin tüzüğüne veya ilgili genel kurul kararı ile tespit edilebilir. Ayrıca, toplantı tarihinin ve yerinin şirket merkezi veya şubelerinden birinde olması gerekmektedir.

3. İlan ve davet süreci: Olağanüstü genel kurul toplantısı için ilan yapılmalı ve şirketin ortaklarına davet gönderilmelidir. Davet, ilan edildiği tarihten en az 15 gün önce yapılmalıdır. Bu süre, şirketin tüzüğünde daha uzun bir süre belirlendi ise tüzük hükmü uygulanır.

4. Davet şekli: Olağanüstü genel kurul toplantısı için yapılan davet, şirketin ortaklarına yazılı veya elektronik posta ile yapılabilir. Yazılı davet gönderimi için tavsiye edilen yöntem, iadeli taahhütlü mektup göndermektir. Ancak, şirketin tüzüğünde başka bir yöntem belirlenmişse, o yönteme uyulmalıdır. Elektronik posta ile davet gönderimi için ise ortakların bu yöntemle haberleşmeyi kabul etmiş olmaları gerekmektedir.

5. Gündem ve bilgilendirme: Olağanüstü genel kurul toplantısı için yapılacak olan davetlerde, toplantının gündem maddeleri belirtilmeli ve ilgili dokümantasyon sağlanmalıdır. Toplantıda karar alınması beklenen konular, ortaklar tarafından önceden bilinmeli ve gerektiğinde ilgili belgeler paylaşılmalıdır.

6. Tutanaklar: Olağanüstü genel kurul toplantısında alınan kararlar ve toplantıya ilişkin diğer önemli bilgiler, tutanak altına alınmalıdır. Toplantı tutanakları, genel kurula katılanlar ve şirketin yönetim kadrosu tarafından imzalanmalı ve gerektiğinde resmi makamlara sunulmak üzere saklanmalıdır.

7. Karar alınma süreci: Olağanüstü genel kurul toplantısında alınacak kararlar, oy çokluğu prensibiyle kabul edilir. Yani, katılan ortakların sadece basit bir çoğunluğunun oy vermesiyle karar alınabilir. Ancak, şirketin tüzüğünde bazı kararların oy çokluğundan daha fazla oy alması gerekebileceği hükümlerine yer verilmişse, bu hükümlere uygun işlem yapılmalıdır.

Olağanüstü genel kurul toplantıları, şirketin geleceği ve önemli kararlarıyla ilgili olduğundan, şirket sahiplerine ve yönetimine büyük bir sorumluluk yükler. Bu nedenle, şirketlerin ilgili mevzuata uygun hareket etmeleri ve tüm sürecin şeffaf bir şekilde yürütülmesi önemlidir. Ayrıca, şirketler, olağanüstü genel kurul toplantılarında düzenli olarak güncel mevzuatı takip etmeli ve gerektiğinde danışmanlık almalıdır.